Frihed og FIRE,  Uncategorized

Fokuseret arbejde

Uanset om dit mål er at arbejde mindre, gå tidligere på pension, arbejde bedre, eller andet i den retning, kan det betale sig at finde ud af hvordan du kan arbejde mere fokuseret.

At arbejde fokuseret hed førhen at være i “flow” og hedder i nogle teorier i dag at lave “deep work”, dybt arbejde. I flowteorierne påstås at hvis man ikke er i flow, er man tættere på andre zoner, enten kedsomhed eller stress. I teorierne om dybt arbejde handler det mere om hvorvidt man er effektiv med sin tid.

I begge tilfælde opnås positive effekter ved at arbejde koncentreret, fokuseret og dybt. Jeg kalder det fokuseret arbejde i dette afsnit.

På den moderne kontorarbejdsplads er det super nemt at blive forstyrret hele tiden gennem arbejdsdagen. Emails, Skype, Teams, Slack, mobilen, kollegerne kommer forbi, og utallige møder der afbryder dit fokus. Som ekstra negativ bonus har du måske din private telefon på dig hele tiden, Apple Watch’et, og når du har en pause, skal du lige tjekket et par nyhedssites også. Det er alt sammen ineffektivt og går ud over dit fokus, og dermed din tid.

Nogle virksomheder er begyndt at arbejde med fokuseret arbejde som tema, og gør forsøg med fire dages arbejdsuger, men langt de fleste er stadig igang med at indføre nye chat- og kommunikationssystemer, der gør det endnu lettere effektivt at forstyrre sine medarbejders fokus.

INFOBOKS: Hvor mange gange bliver du forstyrret i løbet af en arbejdsdag? Find et ark papir eller en post-it som det første når du møder ind om morgenen, og lav en streg på det, hver eneste gang du bliver forstyrret. Det gælder alle forstyrrelser, inklusiv at du tjekker emails, at du får en notification, du tjekker Facebook og lignende. Hvis du tør det, så noter også hver gang du henter kaffe, går på toilettet eller til frokost. For det hele er faktisk mistet fokus.

Risiko og tidsbesparelse

Hver gang du bliver forstyrret, af et chat-pling, et telefonopkald, en push-besked fra et socialt medie, du tjekker nyhedssitet, du lige hører om kollegaens fødselsdag osv., har du det i hovedet i 15-20 minutter. Det ved du ikke, men det har du, og det er målbart. Det kan naturligvis variere fra person til person, og også afhænge af størrelsen på forstyrrelsen, men i gennemsnit er det gode tal at regne med, og vurdere ud fra. Hvis forstyrrelsen har påvirket noget som helst følelsesmæssigt i dig, f.eks. “clickbait”-overskrifter eller noget på sociale medier hvor du har tænkt “Det er da også for galt!” eller lignende, så forlænges tiden betydeligt.

Hvis du har optalt hvor mange gange i løbet af en arbejdsdag du bliver forstyrret og mister fokus, kan du gange antallet med 15-20 minutter, og se hvor mange timers forstyrret arbejdstid du har i løbet af en dag. Antallet af forstyrrede timer kan du trække fra din fulde arbejdstid, og så ved du hvor mange timer du har været reelt fokuseret i, hvor du har udført fokuseret arbejde (Du kan gøre det mere præcist ved også at trække pauser, frokost og lignende fra.)

Mange kommer frem til at de arbejder fokuseret i utroligt kort tid i løbet af en dag. Får du bare en time i flow, med fokuseret arbejde, får du en følelse af at du virkelig har udrettet noget den dag.

Tænk hvis du kunne få den følelse hver dag, f.eks. 2-3 gange om dagen. Så ville du hurtigt opleve at du reelt kan udføre det vigtige af dit arbejde på meget kort tid i løbet af en arbejdsuge.

Udbud og efterspørgsel

Efterhånden som virksomhederne forstyrrer deres medarbejdere mere og mere, og samtidig kalder på kvalificeret arbejdskraft, dygtige dybe analytiske evner og problemløsere, opstår der et helt naturligt udbud-og-efterspørgsel-problem. Efterspørgslen på fokuseret arbejde stiger, og udbuddet falder tilsvarende. Hvis du lærer at arbejde fokuseret, stiger din værdi på det moderne arbejdsmarked markant. Det kan medføre højere løn og kortere arbejdstid. Win-Win.

Konkrete tiltag, de lette

Disse lette tiltag er de der typisk omtales i andre bøger, blogs og på “top 10 effektivt arbejde”-lister. Hvis du ikke har set dem før, eller taget dem i brug endnu, så er det bare med at komme i gang.

Sluk for notifikationer i Outlook, i Teams, i Skype og i de øvrige stykker software I bruger til kommunikation i virksomheden.

Tjek mails i to tidspunkter pr dag, som du har reserveret til formålet i din kalender. For mit eget vedkommende er det klokken 08:00-08:30, og klokken 15:30-16:00. Der står ikke bare “Tjekker mails”, men “Besvarer henvendelser og håndterer mindre sager”. Tidspunkterne hjælper til at indramme dagen. Henvendelser der kan håndteres på få minutter, håndteres med det samme. Henvendelser der kræver lidt mere, eller ligger ud over den afsatte tid, får en plads i kalenderen i stedet, på et senere tidspunkt. Hvis det ikke lige er i samme uge, får personen også lige en hurtig besked retur, om hvornår vedkommende kan forvente svar, ala “Jeg har afsat tid til at håndtere din henvendelse, i min kalender d.xx., og ser frem til at svare dig nærmere her”.

Undlad at tage arbejdsmobilen med til møder. Før du går til møde, så tjek op på hvornår og hvor næste møde er, så du ved det, og så du ikke sidder undervejs og bekymrer dig over om du skal skynde dig videre.

Undlad at tage arbejds-laptoppen med til møder, hvis du ikke selv skal præsentere noget, eller tage referat. Skal du tage korte noter undervejs, kan det gøres i hånden. Skriver du yderst sjældent i hånden, er det på tide at starte. Det er den mest effektive notesblok, der tilbyder det bedste fokuserede arbejde.

Book et mødelokale for dig selv, og lav aftalen i kalenderen være privat-markeret. Book en time eller to, alt efter emne. Luk døren, og vær i fred for kollegerne mens du fokuserer på en given opgave. For nogle virker det fint at arbejde hjemme i stedet for. For andre er der for mange forstyrrelser der hjemme, og så er mødelokalet en oplagt mulighed.

Prøv en pomodoro-timer. Der findes masser af apps der hedder noget med Pomodoro. Det er en teknik der går på at sætte en timer til 25 minutter, herefter 5 minutter, så 25 minutter, og så fremdeles i en række omgange. Teorien bag mener at du nemmere kan arbejde fokuseret i 25 minutter, holde pause i 5 minutter, så arbejde fokuseret 25 minutter mere, og så videre. Det virker super effektivt for nogen, og for andre er det en stressfaktor at vide at “uret tikker”, på trods af at tiden jo alligevel altid går, uanset om vi selv sætter en timer eller ej.

Konkrete tiltag, de næste

Disse tiltag kræver lidt mere mod fra din egen side, men de bidrager perfekt som næste tiltag efter de ovenstående lette.

Tal med chefen om det. Italesættelsen om at du gerne vil arbejde fokuseret for at yde mere, kan være svær at tage overfor ens chef. Men hvis man tør, og hvis chefen forstår emnet, er det utroligt effektivt. Du oplever en ledelsesmæssig opbakning af at det er OK kun at læse og svare på emails to gange om dagen, og at du gerne må isolere dig alene i et mødelokale.

Tal med kollegerne om det. Ligesom ovenstående punkt, så tal med kollegerne om det. Fortæl om hvordan det virker for dig. Hvis du har brugt nogle af ovenstående tips i en periode, har de nok hørt lidt om det allerede. Men måske har de også opdaget at du leverer bedre materiale end tidligere, at du bliver hurtigere færdig, og måske ser de at du arbejder fokuseret. Del endelig ud af de gode råd, og oplev at I som afdeling kan blive mere effektiv og mere fokuseret. Hvis du ikke fortæller åbent om det, kan der være en risiko for at de over tid oplever at du er sværere at komme i kontakt med, “aldrig er på din plads” og lignende. Så er det langt bedre at inkludere dem i rejsen.

Lad privattelefonen ligge i tasken, eller i hvert fald på skrivebordet. Det kan godt være at familien skriver noget vigtigt, og “tænk hvis børnehaven vil ringe”, og Facebook kan man jo også lige tjekke i en pause, og Ekstrabladet. Men det koster alt sammen. Det er input der skal bearbejdes, og det er utroligt sjældent at børnehaven i virkeligheden ringer om noget vigtigt, set i forhold til hvor mange gange du blot bliver forstyrret af ligegyldige push-beskeder fra TV2. Ligesom med e-mail’sne, så tjek privattelefonen få og kontrollerede gange i løbet af arbejdsdagen. Lad være med at tage den med på toilettet, lad være med at tage den med til frokost, og husk for Guds skyld at holde den på lydløs, både for din egen og kollegernes skyld.

Spær kalenderen om morgenen. Hvis du har mulighed for det, så skriv ind i din kalender at du arbejder fokuseret med vigtige opgaver, f.eks. hver dag frem til klokken 10. Hvis du synes det er for meget, så nøjes med at gøre det mandag og tirsdag. Så får du nemt lavet ugens reelt vigtige opgaver, inden du er halvt igennem ugen. Mange arbejdspladser har fået en underlig idé om morgenmøder, korte små afdelingsmøder og “bordet rundt”, hvor alle læser op af deres kalender, uden nogen hører efter. Hvis du er ramt af den slags pseudo-arbejde, så nævn for chefen at du ikke synes det giver værdi, og at du gerne vil have lov til at arbejde fokuseret om morgenen, hvor energiniveauet er højest.

Udenfor kontorlivet

Nu er vi ikke alle kontormus, og langt de fleste teorier, bøger, podcasts og lignende om emnet, fokuserer altid på at man arbejder på et kontor. Det må du undskylde. Hvis du ikke arbejder i et kontorjob, har du stadig rigtig god mulighed for at blive fokuseret i dit arbejde. Jeg har ikke kendskab til alle brancher og alle typer jobs, men her er en række konkrete forslag, der sandsynligvis også kan passe i en jobtype som din. Hvis du arbejder med noget helt andet, og enten har idéer til hvordan du kan arbejde mere fokuseret, eller ønsker jeg give lidt input til det, er du meget velkommen til at skrive til mig.

LISTE MED ANDRE JOBS

Er du håndværker, så sørg for at du har en arbejdstelefon og en privattelefon. Lad arbejdstelefonen være lydløs og væk, undtagen i tidsrum hvor du selv har valgt at det er OK at blive forstyrret. Hvis du altid gerne vil lade f.eks. chefen forstyrre dig, så tilføj chefen til en VIP-liste så telefonen ringer med lyd, hvis det er denne ene person. Det kan alle moderne smartphones i dag. Find en metode der passer dig. Det vigtige er at du selv vælger. Vil du forstyrres af telefonkald og emails f.eks. klokken 07-09, eller klokken 14-15? Så fortæl dine kontakter det. Sig det på din telefonsvarer, skriv det på din hjemmeside.

Behandl privattelefonen som tippet højere oppe, hvis du tør.

Står du i butik, i restaurationsbranchen, er lærer, sygeplejeske eller lignende, hvor du slet ikke kan have din privattelefon fremme mens du viser synligt arbejde, så prøv også at håndtere den som tippet højere oppe. Lad være med at finde den frem i hver pause. Det ødelægger fuldkommen formålet med pausen. Lad være med at tage den med på toilettet. Nyd et roligt øjeblik. Og det er ikke roligt, hvis hjernen får bunker af nye inputs fra en social media stream.

Dine andre arbejder

Et vigtigt mantra i denne bog, er at alt muligt er arbejde. Ikke kun det du laver i hverdagen, mellem 8 og 16, eller hvornår du end ellers ville definere dit arbejde. Du arbejder når du laver mad der hjemme, når du kører bil, ordner have, ordner hjemmets administration og istandsættelse og lignende. Hvis du tager tangenten helt ud, kan du også frit vælge at sige du arbejder når du leger med børnene, går til fest i byen, eller spiser middag med venner. Men der får “fokuseret arbejde” mere et udtryk af “fokuseret nærvær” der er lige så vigtigt, dog for andre mål.

Men når du sidder der hjemme og skal ordne netbank, forsikringer eller måske håndtere noget foreningsarbejde, så gælder alle ovenstående råd også. Lad være med at lave opgaverne mens børnene leger med dig, sluk arbejdstelefonen (så snart du har fri), sluk TV’et, sluk de sociale medier og så videre.

Nogle konkrete tips:

Flyt jeres TV ud af stuen. Vi har flyttet vores TV op på en ellers ubrugt hems. Der står en gammel sofa, og det kan sagtens bruges. Det har medført at vores børn ser lidt tegnefilm på det, og vi ellers stort set ikke bruger det. Al “tilfældigt” Tv-kiggeri eller “nåh ja, man kunne også lige se” er forsvundet, uden vi har savnet det.

Læg jeres private telefoner væk, ind i et skab eller en skuffe hvor opladeren også er. Tag dem frem når I har et formål med dem. Hvis I elsker at have dem i nærheden til at tage billeder af jeres aktiviteter, så prøv at sætte Screentime/Skærmtid på, så f.eks. sociale medier højst virker i f.eks. 10 minutter om dagen.

Hvis du har brug for at arbejde rigtigt koncentreret på en computer, f.eks. hvis du vil skrive en bog, nogle blogindlæg eller lignende, så find en gammel computer, så gammel som mulig, og sæt den et sted uden internetadgang. Det er besværligt at flytte filerne via en gammeldags USB stick, men det virker. Og fokus stiger enormt, når der slet ikke kan komme forstyrrelser udefra (husk telefonen også ligger i et andet rum).

Dediker tid til det. Vælg hvornår du vil have tid til at lave opgaverne der hjemme. Skal det være i hverdagene, så du har fri i weekenden? – Så stå tidligere op mandag morgen, og få det overstået. Ja, du er drøntræt kl 04 om morgenen, men du er mega tilfreds med dig selv kl 06, når resten af huset vågner. Vil du ikke have fri om søndagen, så reservér den i stedet, så det ikke er tilladt at lave aftaler med familiebesøg eller lignende i et tidsrum på et par timer.

Leave a Reply

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.